1. Objeto y alcance
Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de VendeFácil, un servicio en la nube (Software como Servicio, SaaS) para la gestión comercial y operativa de establecimientos de comercio y de prestadores de servicios, que incluye punto de venta, control de inventario, facturación, tienda en línea, reportes y funcionalidades relacionadas. El servicio es prestado por VendeFácil SaaS S.A.S. (en adelante, «VendeFácil») bajo modalidad de suscripción periódica. El uso del servicio implica la aceptación plena y sin reservas de estos términos.
VendeFácil ofrece configuraciones especializadas por tipo de negocio —entre otras: farmacias y droguerías, establecimientos gastronómicos, hoteles y alojamientos, ópticas, laboratorios ópticos y prestadores de servicios con agenda—. Las funcionalidades disponibles («módulos») dependen del tipo de negocio y del plan contratado, según se describe en el sitio al momento de la contratación. Las obligaciones de la cláusula 4 aplican únicamente respecto de los módulos que el cliente tenga activos.
Naturaleza de la relación. El cliente contrata VendeFácil para el desarrollo de su actividad económica. En consecuencia, esta es una relación entre empresas y no le resulta aplicable el régimen de protección al consumidor de la Ley 1480 de 2011, que ampara a quien adquiere bienes o servicios para satisfacer una necesidad propia no ligada a su actividad económica. Ello no afecta los derechos de los consumidores finales del cliente, cuyo cumplimiento corresponde al cliente conforme a la cláusula 4.
2. Definiciones
- Cliente: la persona natural o jurídica que contrata la suscripción.
- Usuario: la persona autorizada por el cliente para acceder a la plataforma.
- Datos del cliente: toda la información que el cliente y sus usuarios cargan o generan en la plataforma, incluidos los datos personales de terceros (clientes finales, pacientes, huéspedes, empleados y proveedores).
- Responsable y Encargado: en los términos de la Ley 1581 de 2012, el cliente es el Responsable del tratamiento de los datos personales que carga, y VendeFácil actúa como Encargado por cuenta suya. Respecto de los datos de la cuenta y de la relación comercial, VendeFácil es Responsable.
3. Cuenta y responsabilidades del usuario
Para usar VendeFácil debes crear una cuenta y, cuando aplique, conectar tus integraciones (contabilidad, pasarelas de pago, mensajería). Eres responsable de la veracidad de la información suministrada, de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de todas las actividades realizadas a través de tu cuenta, incluidas las de los usuarios que autorices. Debes notificar de inmediato cualquier uso no autorizado. Cada usuario adicional cuenta para los límites del plan contratado.
El acceso indebido, la interceptación de datos o el daño informático están tipificados como delito en la Ley 1273 de 2009. VendeFácil pondrá en conocimiento de las autoridades las conductas de esa naturaleza de las que tenga noticia.
4. Cumplimiento normativo según el módulo activo
VendeFácil es una herramienta: registra, calcula y reporta lo que el cliente le indica. El cumplimiento de la regulación aplicable a la actividad del cliente es responsabilidad exclusiva del cliente, incluidas las autorizaciones, licencias, registros y habilitaciones necesarias para operar. Que la plataforma ofrezca un módulo no acredita ni sustituye ninguna de esas exigencias.
4.1. Aplicable a todos los negocios. Obligaciones tributarias y de facturación electrónica ante la DIAN, conforme a la Resolución 000042 de 2020 y la Resolución 000165 de 2023 —incluido el documento equivalente electrónico generado por sistemas P.O.S.—. El cliente es el único responsable de la veracidad de la información fiscal, de la habilitación como facturador electrónico y de la vigencia de sus rangos de numeración autorizados. Frente a sus consumidores finales, el cliente responde por el cumplimiento de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), incluida la información al consumidor, las garantías y —en las ventas por su tienda en línea— el derecho de retracto y la reversión del pago de los artículos 47 y 51.
4.2. Farmacias y droguerías. Normativa sanitaria del sector salud (Decreto 780 de 2016), Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico (Resolución 1403 de 2007) y vigilancia del Invima. Para medicamentos de control especial, el registro y reporte ante el Fondo Nacional de Estupefacientes conforme a la Resolución 1478 de 2006. El libro de control y los reportes que genera la plataforma se construyen con los datos que el cliente registra; su exactitud, su conciliación con el inventario físico y su presentación oportuna son responsabilidad del cliente.
4.3. Establecimientos gastronómicos. Requisitos sanitarios para la manipulación de alimentos (Resolución 2674 de 2013). En cuanto a la propina, la Ley 1935 de 2018 exige informarla como voluntaria y sugerirla de forma expresa antes del pago; la plataforma permite configurarla, y corresponde al cliente que su sugerencia y su cobro se ajusten a esa ley.
4.4. Hoteles y alojamientos. Inscripción y actualización del Registro Nacional de Turismo conforme a la Ley 300 de 1996 y la Ley 2068 de 2020, y la contribución parafiscal de la Ley 1101 de 2006. Registro de huéspedes y reporte de extranjeros alojados ante Migración Colombia. Adopción del código de conducta para prevenir la explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes en el turismo, exigido por la Ley 679 de 2001 y la Ley 1336 de 2009.
4.5. Ópticas, laboratorios ópticos y servicios de salud. Habilitación de servicios de salud (Resolución 3100 de 2019) y requisitos sanitarios de los establecimientos que ofertan servicio de óptica (Decreto 1030 de 2007). Los lentes y monturas correctivas son dispositivos médicos sujetos al Decreto 4725 de 2005. El manejo, la reserva y la conservación de la historia clínica se rigen por la Resolución 1995 de 1999, modificada por la Resolución 839 de 2017, que fija un plazo mínimo de retención de quince (15) años. La información clínica que el cliente registre constituye dato sensible y su tratamiento se rige además por la Política de Privacidad.
4.6. Servicios con agenda. Tratamiento de los datos personales de las personas agendadas conforme a la Ley 1581 de 2012. Si el servicio prestado es de salud, aplica además lo previsto en el numeral 4.5.
4.7. Crédito a clientes («fiado»). El módulo de cartera registra saldos para uso interno del cliente y no reporta a operadores de información financiera ni a centrales de riesgo. Si el cliente decide reportar por su cuenta, asume las obligaciones de la Ley 1266 de 2008, incluida la notificación previa al titular.
5. Contenido publicado por el cliente
El cliente es el único responsable del contenido que publica en su tienda en línea o en las comunicaciones que envía desde la plataforma: textos, imágenes, precios, descripciones, promociones y reseñas. VendeFácil no revisa ni valida ese contenido previamente. Las funcionalidades asistidas por inteligencia artificial producen borradoresque el cliente debe revisar antes de publicar; VendeFácil no responde por afirmaciones, cifras o testimonios publicados sin verificación.
6. Planes, cobro y renovación
El servicio se ofrece mediante planes de suscripción mensual, trimestral o anual, cuyos precios y características se publican en el sitio. El cobro es automático y anticipado en la fecha de renovación de cada periodo. La suscripción se renueva automáticamente por periodos iguales, salvo cancelación previa. Puedes cancelar en cualquier momento desde Configuración → Plan y facturación; conservarás el acceso hasta el final del periodo ya pagado y no habrá reembolso parcial por el tiempo no utilizado.
Mora en el pago. Si un pago es rechazado o no se realiza en la fecha prevista, VendeFácil podrá notificar la mora y otorgar un periodo de gracia razonable. Persistiendo el impago, VendeFácil podrá suspender el acceso al servicio hasta la regularización de los valores adeudados, sin que ello libere al usuario de las obligaciones de pago causadas.
7. Propiedad de los datos del cliente
Toda la información que ingreses en VendeFácil (productos, ventas, clientes, pacientes, huéspedes, empleados, proveedores y demás datos operativos) es de tu propiedad. VendeFácil actúa como Encargado del tratamiento de dichos datos por cuenta tuya, únicamente para prestar el servicio y siguiendo tus instrucciones. Estos términos, junto con la Política de Privacidad, constituyen el contrato de transmisión de datos personales exigido por el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.
No vendemos ni cedemos tus datos, ni los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial. Las funciones asistidas por IA procesan únicamente el contenido que tú envías en cada solicitud, con el proveedor indicado en la Política de Privacidad, y sin que ese contenido se incorpore a conjuntos de entrenamiento.
8. Disponibilidad
VendeFácil realiza esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible de forma continua, con el objetivo de disponibilidad descrito en el documento de Disponibilidad y soporte. Las ventanas de mantenimiento programado se anuncian con antelación razonable. El servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad», sin más garantías que las expresamente pactadas.
9. Uso aceptable y suspensión
Está prohibido usar VendeFácil para actividades ilícitas, fraudulentas o que infrinjan derechos de terceros; para ejercer sin las licencias, registros o habilitaciones exigidas a la actividad del cliente; para enviar comunicaciones comerciales no autorizadas o fuera de los horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023; para vulnerar la seguridad de la plataforma; o para cualquier conducta que ponga en riesgo el servicio, la infraestructura u otros usuarios.
VendeFácil se reserva el derecho de suspender, desactivar o eliminar cuentas, así como de suspender o desactivar planes, cuando detecte abusos, fraude, uso ilícito, incumplimiento de estos términos, mora en el pago, o cualquier riesgo para la plataforma u otros usuarios. Cuando sea razonable y las circunstancias lo permitan, VendeFácil dará aviso previo al usuario e indicará las medidas para subsanar la situación. En casos de incumplimiento grave, fraude, actividad ilícita o riesgo inminente para la plataforma, la suspensión, desactivación o eliminación podrá aplicarse de forma inmediata y sin derecho a reembolso de los valores ya pagados.
10. Propiedad intelectual
El software VendeFácil, su código, diseño, interfaces, marcas, logotipos y demás elementos son propiedad de VendeFácil SaaS S.A.S. o de sus licenciantes y están protegidos por las normas de propiedad intelectual e industrial. La suscripción otorga una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, exclusivamente para los fines del servicio. No se permite copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa ni explotar el software fuera de lo autorizado.
11. Limitación de responsabilidad
En la medida permitida por la ley, VendeFácil no será responsable por daños indirectos, incidentales, lucro cesante o pérdida de datos derivados del uso o imposibilidad de uso del servicio, ni por fallas de servicios de terceros (como el proveedor contable, la DIAN, las pasarelas de pago o los proveedores de mensajería). Tampoco responde por las sanciones que una autoridad imponga al cliente por incumplir las obligaciones de la cláusula 4. La responsabilidad total de VendeFácil, por cualquier concepto, se limita al valor efectivamente pagado por el usuario durante los tres (3) meses anteriores al hecho que originó la reclamación. Nada en esta cláusula excluye responsabilidades que no puedan limitarse conforme a la ley colombiana.
12. Vigencia y terminación
La relación tiene vigencia mientras la suscripción esté activa. Cualquiera de las partes puede terminarla conforme a estos términos. VendeFácil podrá dar por terminado el servicio por las causales de la cláusula 9. Tras la terminación, el cliente dispondrá de un plazo razonable para exportar sus datos desde las herramientas de exportación de la plataforma.
Vencido dicho plazo, VendeFácil limitará o cancelará el acceso y conservará o suprimirá la información según los plazos legales de conservación —entre ellos, los diez (10) años para libros y papeles del comerciante del artículo 60 del Código de Comercio, los términos tributarios aplicables y, cuando el cliente haya operado módulos clínicos, los quince (15) años de retención de la historia clínica—. Cumplidos esos plazos, los datos podrán ser eliminados o anonimizados. El cliente, como Responsable, es quien debe determinar qué información está sujeta a conservación legal antes de solicitar su supresión.
13. Modificaciones
VendeFácil podrá modificar estos términos. Cuando los cambios sean sustanciales, se avisará por correo electrónico con al menos treinta (30) días de anticipación. Continuar usando el servicio tras la entrada en vigencia de los cambios constituye aceptación de los nuevos términos.
14. Ley aplicable, forma y jurisdicción
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Su aceptación por medios electrónicos y las comunicaciones cursadas por esa vía tienen plena validez y fuerza probatoria conforme a la Ley 527 de 1999. Cualquier controversia se someterá a los jueces y tribunales competentes de Bogotá D.C., renunciando las partes a cualquier otro fuero. Para cualquier comunicación de carácter legal: [email protected].